De communicatie die je inzet wanneer je als organisatie een belangrijke verandering wilt doorvoeren is bepalend voor het succes. Effectieve communicatie is de manier om je medewerkers mee te nemen in de verandering. Het is daarom belangrijk vooruit te denken en de communicatie strategische en planmatig toe te passen. Alle betrokken partijen zullen de verandering anders ervaren. Hoe neem je ze allemaal mee?
Tijden veranderen en verandermanagement is in veel organisaties een continu proces geworden. Je groeit mee met de vraag van de klant, in een altijd veranderende omgeving. Als organisatie kun je niet stil blijven staan.
Het plan voor verandering kan nog zo goed zijn, slechte communicatie is de nummer 1 reden waarom veranderprocessen niet slagen. Draagvlak ontbreekt en medewerkers zien de noodzaak van de verandering niet. Change management teams ervaren grote uitdagingen bij het overbrengen van informatie. E-mails worden vaak niet gelezen en presentaties krijgen niet de aandacht die nodig is om de boodschap over te brengen.
3 grootste communicatie-uitdagingen bij verandering
We zien 3 duidelijke redenen waarom verander management teams vastlopen in hun communicatie:
1. Het niet of slecht lezen van e-mails
Je medewerkers hebben het druk met hun eigen dagelijkse bezigheden. Een verandering staat niet bovenaan hun prioriteitenlijst. E-mail is een veelgebruikt communicatiemiddel. Elke dag krijgen je medewerkers grote hoeveelheden e-mails te verwerken.
Veel van je medewerkers zullen hun e-mails prioriteren. Grote kans dat de e-mail van HR of het change management team niet als prioriteit gezien wordt. Dit maakt het lastig om informatie te delen die niet direct gerelateerd is aan de dagelijkse verantwoordelijkheden van je medewerkers. De binnenkomende e-mails over het verandertraject zullen niet of slecht gelezen worden.
Sommige HR-medewerkers geven aan dat zelfs een maandelijkse nieuwsbrief beter gelezen wordt. Is dit dan het beste communicatiemiddel om de verandering te communiceren?
De kans op een succesvolle verandering is helaas klein als je afhankelijk bent van het vrijwillig lezen van een nieuwsbrief.
2. Verandering ligt buiten de comfortzone
Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Een verandering betekent onzekerheid. Ze weten liever wat ze hebben. Bewust of onbewust zorgt verandering voor een vorm van stress in het lichaam. Daarom vermijden de meeste mensen liever een verandering dan erin mee te gaan. Zelfs als het gaat om een positieve verandering reageert het brein op een verwarrende manier, omdat de ervaring met deze nieuwe situatie ontbreekt.
We denken meestal niet na over de invloed die verandering met zich meebrengt. We gaan ervan uit dat we beter met veranderingen om kunnen gaan dan we daadwerkelijk kunnen. Mensen uit hun comfortzone halen is dan ook een van de grootste uitdagingen van een change management team.
3. Gebrek aan feedback
Feedback is belangrijk tijdens een veranderproces. Je wilt weten of de stappen duidelijk zijn. Of er problemen ervaren worden op de werkvloer en waar je bij moet sturen. Vroeger was de koffieautomaat de perfecte plek om even een ontspannen gesprek aan te knopen met verschillende medewerkers. Binnen korte tijd had je de meest uiteenlopende feedback en een goed beeld van wat er speelt op de werkvloer.
De afgelopen jaren is het hybride werken ingeburgerd geraakt. Hierdoor mist het change management team de link met de werkvloer en krijgt geen of minder feedback van medewerkers. Dit maakt het lastig om te peilen of de verandering bij iedereen bekend is.
Effectieve communicatie laat de verandering slagen
Zonder effectieve communicatie is het bijna onmogelijk om de verandering te laten slagen. In het kort wil je de drie grootste uitdagingen in je communicatie tackelen:
- Geen tijd
- Geen behoefte
- Geen feedback
De standaard communicatiemiddelen zijn niet toereikend om een verandering door te voeren. Je hebt meer effectieve manieren nodig.
Daarom helpt DOL organisaties veranderingen door te voeren met behulp van korte, speelse team evenementen. Tijdens deze evenementen prikkelen we 4 belangrijke menselijke elementen:
- Sociale verplichting
- Nieuwsgierigheid
- Competitiedrang
- Speelsheid
Wanneer dit goed wordt uitgevoerd, zullen alle 3 hierboven genoemde obstakels worden overwonnen. Je medewerkers zullen de verandering met open armen ontvangen en zelfs leuk vinden!
Ben je benieuwd hoe wij je kunnen helpen succesvol te veranderen met effectieve communicatie?
Plan gratis en vrijblijvend een strategiegesprek van 30 minuten in.
